Software de contabilidad para pymes argentinas: integrada al sistema o aparte

En la mayoría de las pymes argentinas la contabilidad vive en el estudio contable. El sistema de gestión exporta, el contador recarga, y a fin de mes alguien junta facturas, extractos y planillas para que el cierre dé. Funciona, pero es doble trabajo y, lo que es peor, es contabilidad a posteriori: cuenta lo que pasó cuando ya pasó. Un software de contabilidad para pymes no es un programa de asientos: es que cada venta, compra, cobro y pago genere su asiento solo, en el momento, y que el contador entre a leer en vez de pedir.

Integrada o aparte: la diferencia práctica

Con la contabilidad aparte, el cierre del mes es una reconstrucción: se exporta, se importa, se concilia lo que no coincide y se vuelve a preguntar. Con la contabilidad integrada, el asiento nace de la operación, con la referencia al comprobante que lo originó, y el cierre es una revisión: mirar los asientos automáticos, agregar los manuales de ajuste, confirmar. La diferencia no está en la cantidad de funciones, sino en cuántas veces se carga el mismo dato y cuánto tarda la empresa en saber cómo le fue.

Lo que tiene que tener

• Plan de cuentas configurable, con cuentas para asientos por concepto, armado con el contador y no impuesto por el sistema.
• Asientos automáticos desde los circuitos, ventas, compras, cobros, pagos, más los asientos manuales de ajuste que siempre hacen falta.
• Los libros: Diario, Mayor y Balance de Sumas y Saldos, y los subdiarios de IVA Ventas y Compras con sus exportaciones.
• Los archivos que pide ARCA (la ex AFIP): CITI, IVA Digital, RICV y SICORE, con el alcance de empresa, espacio y sucursal a la vista, para que una planilla siempre diga de qué empresa y de qué período habla.
• Ejercicios contables con su estado, y contabilidad consolidada por espacio de trabajo.
• La moneda original de cada comprobante, y totales en pesos sólo con cotización histórica demostrable. Un informe de marzo se tiene que seguir leyendo como en marzo, no con el tipo de cambio de hoy.
• Rentabilidad por documento, comparando las ventas contra el costo físico reconocido de lo que salió, no contra una estimación posterior. Y un Estado de Resultados sobre asientos confirmados.
• Informes con las mismas filas en pantalla y en Excel: ventas, compras, impuestos, fondos, cuentas corrientes, rentabilidad, resultados. Si la exportación dice otra cosa que la pantalla, alguien va a tener que explicar cuál es la buena.

El contador adentro, sin exportaciones

La pieza que más cambia la relación con el estudio contable es un portal de sólo lectura para el contador: entra con su usuario, ve los ejercicios y su estado, los asientos automáticos y manuales, los libros, los subdiarios de IVA con sus exportaciones y los archivos fiscales, y los informes. Mira, no toca: no expone ninguna acción que modifique la contabilidad. Y todo lo que muestra pertenece a la empresa y al espacio con los que entró, alcance que se conserva al exportar. Se termina el ida y vuelta de planillas por mail, y el contador deja de ser el último en enterarse.

La tesorería que alimenta la contabilidad

Los asientos salen bien si lo que pasa con la plata está bien registrado. Eso pide cajas por sucursal con arqueos, ingresos y egresos con centros de costo, cobros y pagos en varias monedas, bancos con importación del extracto y conciliación por una sola vía para no duplicar saldos, un ciclo único para los cheques de terceros, propios y eCheqs, desde el alta hasta el depósito, el rechazo o la anulación, transferencias entre cajas y cuentas con salida y entrada atadas, y cotizaciones por empresa y por fecha. Cada ingreso o egreso de fondos tiene que confirmar el documento, los instrumentos, los saldos y la contabilidad como una sola unidad: o entra todo, o no entra nada.

Lo que la contabilidad no responde

La contabilidad registra lo que ya pasó. Hay dos preguntas que una pyme hace todos los días y que no están ahí:

• ¿Cuánta plata voy a tener, y cuándo? Eso es flujo de fondos: la posición real de tesorería por caja, banco y moneda, con el disponible informado aparte del saldo porque puede incluir descubierto; la agenda de ventas por cobrar, facturas de proveedor y cheques ordenada por fecha; lo que todavía no tiene comprobante, como sueldos e impuestos, con repetición mensual; y escenarios para comparar sin tocar ningún documento real. Sin doble conteo: cuando la previsión se concreta, se vincula con el documento y deja de sumar dos veces.
• ¿Cuánto deja cada producto? El que más factura no siempre es el que más deja. Margen por producto, alertas de bajo margen, rankings de productos, clientes y vendedores, análisis ABC, y la rentabilidad sobre la misma línea de tiempo que las ventas y el costo, con el impacto del tipo de cambio como reporte aparte.

Señales de que la contabilidad está aparte, aunque no parezca

• El contador pide exportaciones todos los meses, y alguien las arma.
• El cierre se arma en una planilla antes de cargarlo.
• Hay dos planes de cuentas: el del sistema y el del estudio.
• Un informe del trimestre pasado cambia según el día en que se lo corre, porque convierte con el tipo de cambio de hoy.
• La rentabilidad es una estimación: precio de venta menos precio de lista, sin saber qué unidad salió ni cuánto costó.
• Nadie puede decir cuánta plata va a haber el mes que viene sin armar otra planilla.

Cómo elegirlo: las preguntas

1. ¿Cada venta, compra, cobro y pago genera su asiento solo, con la referencia al comprobante?
2. ¿El plan de cuentas lo armo con mi contador, o viene impuesto?
3. ¿Salen los libros Diario, Mayor y Sumas y Saldos, y los subdiarios de IVA con sus exportaciones?
4. ¿Genera los archivos CITI, IVA Digital, RICV y SICORE con el alcance a la vista?
5. ¿Conserva la moneda original y convierte con la cotización histórica, no con la de hoy?
6. ¿La rentabilidad compara contra el costo físico de lo que salió?
7. ¿Mi contador puede entrar a leer, sin que yo le exporte nada, y sin poder modificar?
8. ¿La misma información alimenta el flujo de fondos y los indicadores, con el mismo alcance y la misma evidencia?

Dónde encaja Tesauro

En Tesauro la contabilidad es el módulo de Contabilidad del mismo ERP: cada venta, compra, cobro y pago genera su asiento automático, con plan de cuentas configurable, los tres libros, los subdiarios de IVA, los archivos fiscales, la rentabilidad por documento y los diez informes operativos. Incluye el Portal Contador de sólo lectura. Las dos preguntas que la contabilidad no responde las contestan CashFlow, cuánta plata vas a tener y cuándo, y Reportes BI, cuánto deja cada producto. Todo lo que el sistema resuelve en caja, finanzas y contabilidad, tal como está implementado hoy, está en esta área, y lo fiscal en Fiscalidad argentina. Y cómo tiene que comportarse la facturación electrónica que alimenta todo esto, en su propio artículo.

Preguntas frecuentes sobre contabilidad para pymes