Como preparar bancos, cuentas, cajas y medios

Orden recomendado

1. Crea o revisa el Banco y mantenlo activo mientras tenga cuentas que deban utilizarse.
2. Crea la Cuenta bancaria dentro de la Empresa activa. Selecciona banco, tipo, moneda y cuenta contable compatibles; informa CBU, alias y limites cuando correspondan.
3. En la sucursal donde se operara, configura la Caja sobre un almacen activo de esa misma sucursal. Indica si es Punto de Venta, custodia de reparto o Ecommerce y completa sus cuentas contables por moneda.
4. En Medios de pago, habilita solamente los que el cliente utilizara. El codigo del medio pertenece al sistema: se puede configurar su nombre, orden y disponibilidad, pero no crear otro codigo para reemplazarlo.

Como separar las cuentas

• Cada cuenta bancaria real distinta requiere su cuenta contable propia.
• Una moneda distinta exige otra cuenta bancaria y contable compatible.
• Una billetera con saldo propio requiere una cuenta separada.
• Varios medios que acreditan en la misma cuenta reutilizan la misma ficha bancaria.

No dupliques cuentas para representar medios de pago. Si una cuenta ya posee movimientos, aplicaciones o configuraciones vinculadas, el sistema protege su baja y muestra que dato debe revisarse.

Alcance y disponibilidad

Los listados, filtros, totales, Excel y PDF de cuentas bancarias respetan la Empresa activa. Una cuenta de otra Empresa no puede abrirse, editarse ni eliminarse aunque se conozca su direccion. Las cajas se ofrecen solamente para la sucursal activa y un almacen de otra sucursal se rechaza tambien al guardar.

En Ecommerce, habilitar un medio no alcanza por si solo: la integracion superior y la autorizacion del canal deben estar operativas. Transferencia exige una cuenta ARS activa, de la Empresa, con banco activo y CBU valido. POS, cobranzas, pagos, Portal Cliente, Portal Proveedor y PDA muestran solamente los medios y cuentas autorizados para su operacion; consultar desde un Portal no concede permiso para configurarlos.

Movimientos e importacion de extractos

1. Confirma la Empresa activa y elige una cuenta activa de esa Empresa. La moneda nace de la cuenta y no se reemplaza por ARS.
2. Para un alta manual, informa fecha de transaccion, fecha valor, tipo, motivo compatible e importe. Al confirmar se aplican juntos movimiento, saldo, contabilidad requerida y Folder; si una postcondicion falla, no queda un saldo aislado.
3. Para importar, selecciona ademas un motivo alternativo. Cada fila debe incluir Fecha, Descripcion, Debito o Credito y una Referencia bancaria durable. La referencia permite reanudar sin duplicar.
4. Corrige las filas rechazadas y vuelve a cargar el mismo archivo. Las filas ya confirmadas se reconocen; no se crea otro movimiento ni se vuelve a afectar el saldo.
5. Los totales de varias monedas se presentan como equivalentes ARS segun la cotizacion historica congelada. Un historico sin equivalencia queda señalado y no se suma como si fuera ARS.

Conciliacion y reversa

1. Habilita conciliacion en la ficha de la cuenta y abre su pantalla. Marcar o desmarcar confirma el estado deseado; repetir la solicitud no lo invierte.
2. Fecha y usuario quedan auditados. Una cuenta o movimiento de otra Empresa no puede consultarse ni conciliarse mediante una direccion conocida.
3. Un movimiento manual no conciliado puede cancelarse con permiso de baja. Se revierte su impacto persistido y, si corresponde, su asiento dentro de la misma transaccion.
4. Un movimiento originado por Cobranza, Pago, Deposito, Transferencia u otro comprobante se anula desde ese documento. No lo canceles aisladamente.

Ingresos y Egresos de Fondos fuera de una cuenta corriente

Usa Ingreso de Fondos para un dinero real que entra sin ser una Cobranza de cliente, y Egreso de Fondos para una salida real que no es un Pago a proveedor. No los uses para saldar cuentas corrientes ni para reemplazar comprobantes comerciales pendientes.

1. Confirma Empresa, sucursal y espacio de trabajo. Selecciona un almacen activo de esa sucursal y una fecha perteneciente a un ejercicio y periodo abiertos.
2. Describe el hecho real y distribuye el importe entre Centro, Subcentro y Tarea segun la jerarquia configurada. La suma debe coincidir con los medios.
3. Para efectivo, selecciona la caja fisica exacta y verifica un unico arqueo abierto y saldo por moneda cuando sea un egreso. Para banco, elige una cuenta activa de la misma Empresa y moneda, con saldo disponible si se debita.
4. Revisa Moneda y cotizacion. ARS debe estar informada; una moneda extranjera conserva importe nativo, TC y equivalente ARS.
5. Al confirmar, documento, movimiento, saldo, asiento requerido y Folder se guardan juntos. Si aparece una causa contable o de configuracion, corrige esa causa y vuelve a enviar la misma operacion: el sistema no duplica lo ya confirmado.

Anular sin borrar historia

La anulacion exige permiso y motivo. El original permanece visible y se agregan movimientos y asiento inversos exactos. Una caja incluida en un arqueo cerrado bloquea la anulacion. Repetir el mismo motivo no duplica reversas; otro motivo sobre una anulacion ya confirmada se rechaza.

Que revisar si no permite confirmar

• Empresa, sucursal, espacio, almacen y caja pertenecen al mismo contexto.
• El ejercicio y el periodo de la fecha estan abiertos.
• La cuenta bancaria y la caja admiten la moneda informada y poseen saldo suficiente para un egreso.
• Centro, Subcentro y Tarea forman una jerarquia valida.
• Empresa, parametro accounting_auto_generate y Switch AUTO_ACCOUNTING_ENTRIES deciden juntos si el asiento es obligatorio; si esta activo, plantilla, cuentas y ejercicio deben estar completos.
• Pantalla, cards, detalle, PDF y Excel deben mostrar el mismo conjunto. No edites saldos, movimientos o estados por SQL para destrabar una operacion.

Transferir efectivo entre cajas

1. Desde la sucursal y espacio de la caja origen, selecciona una caja fisica autorizada, su arqueo abierto y la caja destino de la misma Empresa. Una caja de otra Empresa o un espacio incompatible no se ofrece ni se acepta por URL.
2. Informa fecha, motivo y cada moneda con su importe nativo y cotizacion. ARS exige cotizacion 1; una moneda extranjera conserva tambien su equivalente ARS.
3. Solicitar no mueve dinero. La TCJA queda Pendiente y Caja destino debe cambiar a su propio espacio antes de aceptar.
4. Al aceptar se confirman juntos una salida del arqueo origen y una entrada del arqueo destino. Ambos movimientos quedan vinculados y conservan caja, cajero, moneda, cotizacion, equivalente ARS y documento origen.
5. Una Caja de Reparto mantiene custodia por fletero. El anticipo o la rendicion valida el saldo del responsable exacto; nunca usa el total de otros fleteros.

Cancelar, revertir y reintentar

Una solicitud pendiente puede cancelarse sin movimientos. Una transferencia aceptada se revierte desde el contexto de la caja destino y agrega el par inverso; no borra ni edita los movimientos originales. Repetir exactamente solicitar, aceptar, cancelar o revertir recupera la misma operacion sin duplicar dinero. Reutilizar la identidad con otro importe, motivo o contexto bloquea.

Transferir entre cajas no se registra como un Egreso y un Ingreso manuales separados. Usa siempre TCJA; una rendicion de efectivo utiliza RCAJ y conserva TCJA como referencia tecnica. Folder se registra despues de confirmar el hecho financiero y es idempotente: si su auditoria falla, el dinero no se repite y el Administrador repara solamente el expediente.

Diagnostico de transferencias

• Ambas cajas deben estar activas, ser fisicas y poseer un unico arqueo abierto.
• Origen y destino deben pertenecer a la misma Empresa y tener espacios activos con el mismo codigo.
• El usuario debe estar autorizado para la caja y el contexto desde el cual ejecuta cada paso.
• El saldo se valida por moneda. En custodia de reparto se valida ademas el fletero exacto.
• Si la TCJA ya cambio de estado, revisa su detalle y Folder antes de intentar otra: no generes una operacion paralela para compensar.

Rendir efectivo a Caja Central

1. Configura los cuatro limites de rendicion para cada Empresa y confirma que cumplan suave <= fuerte <= bloqueo. Una definicion ausente o desordenada detiene el control; no se reemplaza por un valor general.
2. Selecciona la caja origen, su arqueo abierto, el cajero o fletero responsable y la Caja Central exacta. El saldo se calcula solo con movimientos abiertos de esa Empresa, caja, arqueo, responsable y moneda.
3. Revisa cada importe nativo y su cotizacion. Solicitar crea una RCAJ vinculada a una TCJA, pero todavia no mueve dinero.
4. Caja Central acepta desde su contexto autorizado. Salida, entrada, rendicion completada y asiento REND se confirman juntos.
5. Cancelar una solicitud no mueve fondos. Revertir una aceptada agrega movimientos y asiento inversos; nunca borra el original.

Separacion por Empresa e historicos

Un mismo usuario puede trabajar para varias Empresas. Sus saldos, alertas y limites permanecen separados: nunca se suman movimientos de otra Empresa ni se expone el saldo de otro usuario mediante una direccion conocida. Una RCAJ historica sin TCJA durable queda de solo lectura. El sistema no infiere Caja Central, arqueos, movimientos, cobranzas o contabilidad para forzar una reversa; Administracion debe auditar el caso y regularizarlo con comprobantes actuales.

Si el dinero ya fue confirmado y solo falta el Folder, usa Verificar Folder. Esa accion repara la auditoria posterior al commit y no vuelve a mover cajas ni a generar REND.

Transferir entre cuentas bancarias propias

1. Selecciona la Empresa, sucursal y espacio donde se registrara el hecho. Elige dos cuentas activas de esa misma Empresa, con cuentas contables imputables diferentes.
2. En este circuito, origen y destino deben usar la misma moneda. Una transferencia entre monedas pertenece al circuito de cambio: no se presume cotizacion, diferencia ni comision.
3. Informa fecha de un ejercicio abierto, monto, referencia bancaria y observaciones. El saldo disponible de origen se valida bajo bloqueo.
4. Al confirmar se guardan una cabecera, el debito de origen y el credito de destino con la misma identidad. Si la contabilidad automatica esta activa en Empresa, parametro y Switch del espacio, se genera un unico asiento TRBB.
5. Los pagos a proveedores que usan transferencia aparecen por separado: no son una transferencia entre cuentas propias ni deben duplicarse aqui.

Reintento, reversa y auditoria

Repetir exactamente el alta recupera la misma transferencia y no altera otra vez los saldos. Reutilizar su identidad con otra cuenta, fecha, importe o referencia bloquea. La reversa exige motivo, saldo suficiente en la cuenta que debe devolver el dinero y ejercicio abierto; agrega el par inverso y el asiento inverso sin borrar historia. Repetir el mismo motivo es idempotente y un motivo distinto se rechaza.

Folder se registra despues del commit y puede repararse desde el detalle. La reparacion agrega solamente los eventos faltantes; nunca vuelve a mover dinero. Si falta cuenta contable, moneda compatible, cotizacion, ejercicio, permiso o alguna de las tres autoridades contables, corrige esa configuracion y reintenta la misma operacion. No edites saldos, movimientos o asientos por SQL.

Depositar efectivo, cheques o cupones

1. Confirma Empresa, sucursal y espacio. Elige una cuenta bancaria activa, su moneda y una fecha perteneciente a un ejercicio abierto.
2. Selecciona un unico tipo de origen. Efectivo exige caja fisica autorizada, arqueo abierto y saldo en la moneda de la cuenta. Cheques ofrece solamente valores de terceros en cartera de la Empresa exacta; los historicos sin conversion demostrable se depositan solamente en ARS. Tarjetas ofrece cupones aprobados de la cuenta de liquidacion exacta, al llegar su fecha y con plan, moneda, cotizacion y comision congelados.
3. Informa boleta, fecha y observaciones. Al confirmar se guardan juntos la boleta, los items, la salida de caja o cambio del cheque, la acreditacion bancaria y el asiento DEPO cuando las tres autoridades contables estan activas.
4. Si aparece un error, corrige la causa y reenvia la misma operacion. La identidad reanudable recupera el deposito confirmado y no repite caja, cheque, cupon, Banco o asiento.

Anulacion y salida segura

Anular exige motivo y el mismo contexto operativo. El sistema agrega la reversa bancaria, restituye efectivo a la caja o cheques a cartera y genera el asiento inverso cuando existio DEPO; nunca borra originales. La configuracion contable actual no puede ocultar un asiento historico: si el original existe, su inverso es obligatorio. Repetir el mismo motivo no duplica; uno diferente bloquea.

Folder se registra despues del commit. Si falla, el detalle muestra Verificar Folder: esa accion repara solamente eventos faltantes y no vuelve a mover fondos. No crees otra boleta para compensar ni edites estados, saldos, movimientos, cheques o asientos por SQL.

Diagnostico de depositos

• Una caja cerrada, no autorizada o sin saldo no puede entregar efectivo.
• Un cheque entregado, depositado, anulado, de otra Empresa o incluido en otra boleta activa no se ofrece.
• Un cupon con cuenta distinta, fecha futura, estado no aprobado o snapshot incompleto bloquea antes de acreditar.
• Cuenta contable bancaria, contracuenta del medio, ejercicio y autoridades contables deben estar completas cuando DEPO es obligatorio.
• Detalle y listado deben mostrar la misma moneda y equivalentes ARS; no se suman monedas nativas incompatibles.

Ciclo integral de cheques

1. Recibir: usa Cobranza cuando el valor cancela deuda de un cliente, o Ingreso de Fondos cuando ingresa por otra causa. Empresa, emisor, banco, moneda, cotizacion y documento origen quedan congelados.
2. Entregar: usa Pago para cancelar deuda de proveedor, o Egreso de Fondos para otra salida. Un cheque de terceros sale de cartera mediante el endoso exacto; uno propio nace contra la cuenta corriente bancaria seleccionada.
3. Depositar: selecciona el cheque de terceros disponible desde Depositos bancarios. La boleta, el movimiento bancario, DEPO y el cambio de custodia se confirman juntos.
4. Rechazar: opera desde el cheque vinculado a una unica Cobranza compatible. Se revierten Cobranza, aplicaciones, cuenta corriente y control antifraude; el ajuste adicional es explicito y Folder se registra despues del commit.
5. Revertir: anula el documento origen. El instrumento vuelve al estado demostrado por ese documento y nunca se borra ni se compensa con una edicion manual.

Chequeras y numeros propios

Carga cada chequera sobre una cuenta corriente activa de la Empresa exacta, con rango numerico no superpuesto, vigencia y serie. Reenviar el mismo alta reutiliza su UUID; cambiar datos con esa identidad bloquea. Al emitir un cheque fisico, el numero se consume atomicamente y queda vinculado al instrumento. Anular una chequera o numero conserva el historial.

La Empresa elige el modo de validacion. Estricto bloquea un numero que no pertenece a una chequera activa; Advertencia permite el documento y deja el diagnostico persistido; Deshabilitado lo permite por decision explicita. Limites de cliente, CUIT controlado y lista negra pertenecen siempre a esa misma Empresa. Ningun modo toma la primera chequera, otra cuenta o datos de otra Empresa. eCheq conserva su identificacion electronica y no consume papel.

Diagnostico y seguridad

• Si falta Banco, cuenta corriente, chequera, moneda o cotizacion, completa ese maestro y reintenta el mismo documento.
• Un cheque depositado o entregado no puede reutilizarse. Revisa su Historial y documento origen antes de intentar una nueva salida.
• Las pantallas de Control de Cheques son trazabilidad y configuracion; no reemplazan Cobranza, Pago, INGF, EGRF o Deposito.
• Un Pago de proveedor por transferencia se anula desde el Pago completo, con motivo obligatorio; nunca anules solamente su movimiento bancario. El listado bancario muestra Pago anulado cuando la reversa ya fue aplicada.
• Una falla antifraude o financiera detiene toda la transaccion. No cambies estado, beneficiario, saldo o movimientos por SQL.
• Si solamente falta Folder, repara la auditoria sin repetir el hecho financiero.
• No existe un reset parcial de Fondos para borrar INGF/EGRF y cheques aislados. Cuando corresponde reiniciar una instalacion de demostracion, Administracion usa el Setup Completo con respaldo y confirmacion; nunca borra instrumentos o movimientos por SQL.
• El antiguo Recibo queda solo como historial. Para registrar, aplicar o anular cobros usa siempre Cobranzas; no intentes recuperar direcciones antiguas de Recibos.

Reembolso recibido por una devolucion de compra

1. Confirma que la devolucion de compra este en estado Devuelta, conserve Compra, proveedor, Empresa, sucursal, espacio, almacen, moneda y saldo pendiente coherentes.
2. Registra solamente el importe efectivamente recibido. Este circuito admite efectivo en una caja fisica autorizada con arqueo abierto o transferencia hacia una cuenta activa de la misma Empresa y moneda.
3. Tarjetas y cheques requieren sus documentos y ciclos propios. No los selecciones como una etiqueta para acreditar un reembolso.
4. Si la contabilidad automatica esta activa en Empresa, parametro y Switch del espacio, configura RPRC, la cuenta contable del proveedor y la cuenta de la caja o banco. Una ausencia revierte la operacion completa.
5. Ante una interrupcion, vuelve a enviar la misma solicitud. El UUID y su huella recuperan el mismo PaymentDetail, movimiento, credito de cuenta corriente y asiento; cambiar importe o instrumento bloquea.

El Folder se registra despues de confirmar el dinero. Si solo falta esa auditoria, el mismo reintento la repara sin volver a mover caja, banco o cuenta corriente. Un historico cuyo saldo pendiente no coincide con sus reembolsos queda bloqueado para conciliacion explicita: no edites acumulados para destrabarlo.

Reinicio y recuperacion segura

El Setup no ofrece limpiezas parciales de Tesoreria, cuentas corrientes, asientos o Libros IVA. Esas limpiezas podian borrar solo una parte de un hecho y reconstruirla desde documentos incompletos. Para una instalacion de demostracion que realmente deba reiniciarse, el SuperAdmin toma respaldo y utiliza solamente Setup Completo, gobernado por CompleteSetupService. Los limites de Caja y Rendicion permanecen como configuracion no destructiva.

Una operacion historica inconsistente se diagnostica y concilia desde su documento canonico. No se truncan tablas, no se desactivan claves foraneas y no se recalculan saldos o asientos por SQL. Si una falla aparece durante una actualizacion, el Actualizador debe restaurar el respaldo y dejar el sistema en su version anterior antes de reintentar.

Control antes de operar

1. Filtra el Banco o la Cuenta y compara la pantalla con el Excel o PDF exportado.
2. Reabre la cuenta y verifica Empresa, moneda, tipo, CBU, cuenta contable y estado.
3. Confirma en la caja la sucursal, almacen, finalidad, monedas y permisos de los usuarios.
4. Prueba un cobro y un pago con cada medio habilitado; concilia caja o banco, cuenta corriente, contabilidad y Folder sin duplicaciones.
5. Reintenta la operacion y confirma que no se cree otro movimiento.

Estos maestros no poseen una importacion generica. Si una pantalla no ofrece una importacion verificada, realiza el alta por su formulario: no cargues cuentas, cajas ni codigos de medios directamente en la base.