Sistema de control de stock e inventario para comercios: qué tiene que resolver

«El sistema dice veinte y en el estante hay doce.» Es la frase que termina con la confianza en cualquier control de stock, y la reacción habitual es la peor: ajustar para que cierre. Pero la causa casi nunca está en la góndola. Está en el circuito: qué movimiento descontó esas unidades, quién lo hizo, cuándo, y por qué el sistema no lo sabe. Un control de stock que funciona no es el que tiene el número correcto hoy; es el que puede explicar cada número.

El stock nace del movimiento, no de un número que alguien escribe

La regla de fondo es una sola: la existencia de un producto no se edita, se mueve. Compra, venta, transferencia, devolución, ajuste. Cada movimiento guarda cuánto había antes, cuánto quedó después, qué documento lo originó y quién lo hizo. Cuando el stock del sistema no coincide con el del depósito, ahí está la explicación, y no hay que buscarla en la memoria de nadie.

Decidir qué comprobante descuenta

Parece un detalle y es la decisión más importante. ¿El stock baja al facturar, al entregar el remito, o nunca automáticamente? Las tres opciones son válidas según cómo trabaja la empresa, pero tiene que ser una sola política, para toda la empresa: el mostrador, los vendedores, los portales, la tienda online y el depósito. Y un solo responsable del descuento físico por cada porción: la reserva, el picking y el remito son hechos distintos, y ninguno puede descontar dos veces lo que otro ya descontó.

Disponible real: libre, físico y reservado

«Hay diez» no alcanza. Diez físicos de los cuales seis están reservados por pedidos de la tienda que todavía no salieron son cuatro libres, y es ese cuatro el que puede vender el mostrador. Un buen sistema muestra los tres números por separado en la ficha del producto, porque son tres preguntas distintas.

Varios almacenes, y lo que viaja entre ellos

El depósito central y el del local no son la misma cuenta. Cada almacén va atado a su sucursal con su propio stock, y las transferencias tienen un estado intermedio que casi todos los sistemas simples ignoran: en tránsito. Lo despachado sale de la custodia del origen y no aparece disponible en ninguno de los dos hasta que el destino lo recibe. Y al recibir se informa por separado lo aceptado y lo rechazado; el faltante es lo que queda, y se resuelve con evidencia, una pérdida, una devolución al origen, una recepción posterior, no con dos ajustes que se compensan.

Hasta la posición exacta

Para un comercio chico, saber que hay doce alcanza. Para un depósito con pasillos, saber dónde están esos doce es lo que ahorra el paseo. Zona, pasillo, estante y nivel, cada uno con su capacidad; el depósito visto desde arriba, con el color diciendo cuánto hay en cada posición; y etiquetas de estantería con código de barras, para que la lectora lea el estante igual que lee el producto. La mercadería que entra se ubica en el momento (el put-away), y la que sale se busca guiada.

Contar sin cerrar el negocio

El inventario anual, con el local cerrado y todo el personal contando, es el síntoma de un sistema que no se puede creer durante el año. La alternativa es el conteo cíclico: por zona, por producto o por muestra aleatoria, sobre el almacén y la ubicación exactos, con hasta tres decimales. Cada diferencia se revisa con su ubicación, y el ajuste resultante es uno, auditable, con motivo y evidencia, o queda pendiente de resolución manual, según cómo lo defina la empresa. Lo que nunca: un ajuste que reemplace una compra sin recibir, una venta sin registrar o una transferencia en tránsito.

Lo que complica el stock de verdad

• Variantes con stock independiente: el mismo artículo en treinta talles y colores, cada uno con su número.
• Presentaciones con conversión: se compra por caja de doce y se vende por unidad, y el stock entiende las dos.
• Pesables y precio abierto, con la balanza etiquetando y la caja leyendo el peso.
• Lotes, seriales y vencimientos, para saber qué unidad exacta salió y cuál vence primero.
• Kits y combos armados con verificación previa de stock y de costo, y con el motivo exacto cuando falta algo.

Cuánto vale lo que tenés

El stock también es plata, y la pregunta «cuánto tenía en mercadería el 30 de junio» tiene que responderse reconstruyendo los movimientos hasta esa fecha, con el costo promedio ponderado de cada producto y almacén en ese momento. No con el stock de hoy multiplicado por el precio de compra de ahora. Y el costo de venta de cada operación tiene que salir del movimiento físico exacto que la abasteció, separado del costo comercial.

El mismo stock para el local y la tienda online

Si la tienda tiene su stock y el local el suyo, hay dos sistemas y alguien en el medio. Lo correcto es que la tienda publique el stock de la empresa, con dos modalidades claras: stock total, donde el comprador ve la disponibilidad global y el pedido reserva cantidades exactas por almacén, o control por sucursal, donde elige una y la compra se rechaza si esa sucursal no cubre todo. Sólo los almacenes marcados publican, y las transferencias para consolidar un pedido nunca se inventan: el operador las crea viendo el detalle.

El depósito desde el celular

El control de stock se pierde en la distancia entre el depósito y la computadora. Una aplicación de almacén en el teléfono cierra esa distancia: recepción contra la orden de compra, con lote, vencimiento o serie por unidad; ubicación guiada; picking; conteos y ajustes; etiquetas impresas desde ahí. Con una condición: el almacén se elige explícitamente antes de operar. La app no adivina.

Señales de que el control de stock no está funcionando

• El conteo siempre da distinto, y nadie puede decir por qué.
• Se ajusta «para que cierre», sin motivo ni evidencia.
• La tienda online y el local tienen stocks distintos, o uno que se actualiza a mano.
• Una transferencia aparece en los dos almacenes a la vez, o en ninguno.
• No se puede decir cuánto vale la mercadería a una fecha, ni cuánto costó lo que se vendió.
• El inventario se hace una vez por año, con el negocio cerrado.

Dónde encaja Tesauro

Todo lo de arriba está implementado así en Tesauro, y se puede leer antes de contratar: el área Productos, stock y operación lista lo que el sistema resuelve hoy; la app PDA Almacén es el depósito desde el celular; y el tema Ajustes de stock y transferencias entre almacenes del Centro de Ayuda explica, procedimiento por procedimiento, qué comprobante descuenta, cómo se hace un ajuste auditable, un conteo físico o una transferencia con discrepancias. Las novedades del circuito están en este artículo.

Preguntas frecuentes sobre control de stock