Cómo generar el certificado digital en ARCA paso a paso

Para emitir factura electrónica desde un sistema de gestión, ARCA (la ex AFIP) tiene que saber quién le está hablando. Eso lo resuelve el certificado digital: un archivo que identifica a tu empresa ante los servicios web del organismo. Sin certificado no hay autorización, y sin autorización no hay CAE. Es el trámite que más frena una puesta en marcha, no porque sea difícil, sino porque tiene cinco pasos en tres lugares distintos y cualquiera que falte lo traba.

Qué es, en dos líneas

Son dos archivos que trabajan juntos. La clave privada la generás vos y no sale nunca de tu poder. El certificado lo emite ARCA a partir de un pedido que le mandás, y asocia esa clave con tu CUIT. Con los dos, el sistema se presenta ante el servicio de autenticación de ARCA y, ya identificado, le pide al servicio de facturación que autorice cada comprobante.

Antes de empezar

• Clave Fiscal con nivel de seguridad 3 de quien administra las relaciones de la empresa: el titular, el apoderado o el administrador de relaciones.
• Decidir quién va a autenticar. Puede ser la propia empresa con su certificado, o un tercero autorizado, por ejemplo el contador o el despachante, con el suyo. Las dos formas sirven; la segunda se declara como una relación de representación y no cambia la identidad legal de tu empresa.
• Un nombre para el certificado (ARCA lo llama alias). Conviene que diga para qué es: «facturacion-sistema», «sucursal-centro».
• Una herramienta para generar la clave. La más común es OpenSSL, que viene en cualquier Linux o Mac y se instala en Windows. Si el sistema de gestión lo hace por vos, mejor.

Paso 1: la clave privada y el pedido de certificado

Primero se genera la clave privada, y con ella un pedido de certificado (un archivo CSR) que lleva los datos de la empresa. Con OpenSSL son dos comandos:

openssl genrsa -out clave_privada.key 2048
openssl req -new -key clave_privada.key -subj "/C=AR/O=Nombre de la empresa/CN=facturacion-sistema/serialNumber=CUIT 30123456789" -out pedido.csr

Dos detalles que importan. El campo serialNumber tiene que decir exactamente CUIT, un espacio y el número sin guiones del contribuyente que va a emitir: si no coincide con el titular, ARCA rechaza el pedido o el certificado después no sirve. Y la clave privada hay que guardarla y respaldarla: si se pierde, el certificado queda inutilizable y hay que empezar de nuevo.

Paso 2: obtener el certificado en ARCA

Con Clave Fiscal, en el servicio Administración de Certificados Digitales, se agrega un alias nuevo y se sube el pedido (el archivo CSR). ARCA devuelve el certificado, un archivo .crt, que se descarga y se guarda junto a la clave. Si el servicio no aparece en tu lista, primero hay que habilitarlo desde el Administrador de Relaciones. ARCA renombra sus opciones de vez en cuando; el nombre puede variar un poco, la función es la misma.

Para probar antes de operar, existe un ambiente de homologación separado, con su propio servicio de autogestión de certificados de prueba (WSASS). Lo que se emite ahí no tiene validez fiscal: sirve para verificar que todo el circuito funciona sin tocar la numeración real.

Paso 3: autorizar el servicio de facturación

Tener el certificado no alcanza: hay que decirle a ARCA qué puede hacer con él. En el Administrador de Relaciones de Clave Fiscal se crea una relación nueva, se elige el servicio Facturación Electrónica (el web service de factura electrónica) y se lo asigna al certificado por su alias. Es el paso que más veces se olvida, y el síntoma es siempre el mismo: el certificado es válido pero cada comprobante vuelve rechazado por falta de autorización.

Si va a autenticar un tercero, la relación se delega a su CUIT y es su certificado el que queda autorizado para facturar en nombre de la empresa.

Paso 4: el punto de venta

Los comprobantes electrónicos salen por un punto de venta habilitado para web services, que es distinto del punto de venta de los comprobantes en línea del portal y del de un controlador fiscal. Se da de alta en ARCA, en la administración de puntos de venta y domicilios, eligiendo el sistema de facturación por web services. Cada punto de venta queda atado a un domicilio y, si la empresa tiene varias actividades, a la actividad que corresponde.

Paso 5: cargarlo en el sistema y probar

Lo último es llevarle al sistema de gestión los dos archivos, decirle en qué ambiente está (homologación o producción), con qué CUIT emite, si el certificado es propio o de un representante, y qué punto de venta y qué serie usa. En Tesauro esa secuencia está explícita y en orden, cada paso con su estado, y los certificados de homologación y de producción conviven: se prueba la emisión sin desarmar lo que ya funciona. Cuando la prueba sale, se configura la identidad real para producción, sin reutilizar el emisor de pruebas.

Mientras el trámite está en curso, la empresa puede operar igual: la facturación electrónica nace apagada, se emite con talonario manual guardando el número oficial, y se enciende cuando todo está listo.

Los errores que más lo traban

• El CUIT del pedido no es el del emisor. Se generó el CSR con el CUIT de la persona en vez del de la empresa, o al revés.
• Certificado sin relación. Está emitido, pero nadie lo autorizó para Facturación Electrónica (paso 3).
• Punto de venta del tipo equivocado. Se usó uno de comprobantes en línea o de controlador fiscal en vez de uno de web services.
• Homologación y producción mezcladas. Certificado de prueba contra el ambiente real, o al revés. Cada ambiente tiene su certificado y su punto de venta.
• Certificado vencido. Los certificados de producción tienen vencimiento: hay que renovarlos antes, con un pedido nuevo sobre la misma clave o una nueva. Un buen sistema avisa con anticipación.
• Clave privada perdida. No se recupera: se genera otra, se pide otro certificado y se repite la autorización.

Si preferís no hacerlo vos

Es un trámite que se hace una vez y se olvida, y justamente por eso conviene hacerlo bien. Tesauro lo resuelve de principio a fin dentro de la puesta en marcha: certificado, puesta en producción, puntos de venta y series. Cómo funciona la integración está en la ficha de ARCA, y lo que el sistema exige antes de encender la facturación, en el tema Fiscal, ARCA y comprobantes del Centro de Ayuda.

Preguntas frecuentes sobre el certificado digital