De la compra a la recepcion y el putaway

Antes de comprar: alta y control del proveedor

El proveedor es un maestro compartido por Compras, Recepciones, Comprobantes, Pagos y Portal Proveedor. Cargalo una sola vez desde Proveedores > Agregar proveedor y completa los datos reales disponibles; no crees otro registro para superar un error de validacion.

1. Informa codigo y nombre. El estado normal de un alta operativa es Activo; Inactivo conserva la ficha pero impide utilizarla en nuevos circuitos.
2. Completa Calle y Numero en sus campos separados. Piso y Depto son opcionales y el valor 0 es valido: no debe desaparecer al guardar.
3. Revisa Pais, Provincia, Localidad y Codigo Postal cuando correspondan. La direccion compuesta se genera al confirmar y vuelve a mostrarse al editar.
4. Completa la identidad fiscal antes de buscar productos o calcular impuestos en una Compra. Una condicion de IVA ausente debe bloquear con un mensaje explicito; no se supone una alicuota.
5. Guarda y vuelve a abrir la ficha. Verifica estado, domicilio, CUIT/documento, contacto y alcance comercial antes de comenzar la Compra.

Si la pantalla informa que falta la direccion aun teniendo Calle y Numero, o devuelve un error interno al guardar, conserva los valores y solicita actualizacion al administrador. No edites la base ni copies el proveedor: el formulario y el servidor deben aceptar el mismo contrato.

La orden de compra registra lo solicitado al proveedor, pero no aumenta por si sola el stock fisico.

1. Carga la compra para el proveedor, la empresa, la sucursal y el almacen de destino exactos.
2. Confirma articulos, cantidades, costo neto, impuestos y moneda antes de emitir la orden.
3. En la recepcion informa por articulo cuanto fue aceptado y, cuando corresponda, cuanto fue rechazado.
4. Completa la ubicacion exacta y verifica el estado de put-away antes de considerar disponible la mercaderia.
5. Controla en la compra las cantidades pedida, recibida y pendiente; luego verifica stock fisico, pendiente de ubicar y disponible en el almacen correcto.

Faltante y rechazo no son lo mismo

• Faltante: el proveedor entrega menos. Registra solamente lo recibido; el remanente continua pendiente.
• Rechazo: la mercaderia fue presentada pero no se acepto. Registra cantidad rechazada y un motivo concreto.
• En ambos casos el proveedor continua debiendo lo que no fue recibido de forma aceptada.
• La cantidad rechazada conserva evidencia de control de calidad, pero no ingresa al stock, no crea ubicacion y no actualiza el costo.

Put-away y disponibilidad

• Con put-away automatico, cada cantidad aceptada exige una ubicacion activa del mismo almacen y queda fisica y disponible al confirmar.
• Con put-away manual, la cantidad aceptada puede quedar fisicamente recibida pero pendiente de ubicacion y todavia no disponible.
• La compra se completa cuando toda la cantidad pedida fue recibida de forma aceptada. Un rechazo por si solo no cancela el pendiente.

No uses un ajuste de stock para ocultar una recepcion faltante o rechazada. Si no puedes configurar el modo de put-away o las ubicaciones, solicita al administrador que complete la configuracion operativa antes de continuar.

ERP, PDA, Portal Proveedor y trazabilidad

ERP y PDA ejecutan el mismo contrato de recepcion y PutAway. En ambos debes seleccionar el almacen del espacio de trabajo activo; una ubicacion inactiva, completa o perteneciente a otro almacen bloquea antes de modificar stock. El Portal Proveedor permite consultar solamente sus ordenes de la Empresa activa y no ofrece recibir, ubicar, cancelar ni cambiar estados internos.

Recepciones pendientes muestra exclusivamente compras ordenadas que aun estan pendientes o parcialmente recibidas. Las recepciones completadas y anuladas se consultan en Historial; sus tarjetas, filas y selector de almacen usan la misma Empresa, sucursal y espacio de trabajo. Una anulacion conserva el documento y aparece como Anulada, nunca como Parcial ni como una recepcion pendiente.

Una interrupcion de red no autoriza a crear otra recepcion. Reabre la compra o la recepcion y verifica su codigo: repetir exactamente la misma solicitud recupera el mismo documento, el mismo movimiento y la misma carpeta; cambiar cantidades con la misma identidad se rechaza.

Productos con lote o serie

• Lote: informa lote y vencimiento cuando el producto lo exige. El lote debe pertenecer al producto, proveedor y almacen exactos; una coincidencia incompatible se bloquea y no se reasigna.
• Serie: informa una serie unica por cada unidad entera recibida. Una serie libre preexistente debe estar sin almacen, ubicacion, proveedor, compra, venta, reserva ni costo; una serie ya utilizada no se recicla.
• ERP y PDA validan estos datos antes de crear cabecera, renglon, stock o auditoria. No completes lote o serie despues mediante edicion de tablas.
• La anulacion admite trazabilidad no consumida y exactamente vinculada. Si una serie fue vendida, reservada o movida, o un lote fue consumido, vendido, danado o no puede separarse, la operacion se bloquea con diagnostico.

Que ve cada portal

El proveedor ve sus ordenes y el avance documentado, siempre dentro de la Empresa activa. La tienda y los portales comerciales no consideran vendible una recepcion pendiente de PutAway: el fisico puede haber aumentado, pero el disponible se libera solamente al ubicar la cantidad exacta. Un PutAway parcial libera solo esa parte.

Anular una recepcion sin borrar su historia

1. Abra el detalle de la recepcion exacta y elija Previsualizar anulacion. Consultar esta pantalla no modifica existencias ni costos.
2. Revise por renglon cantidad, costo original, PPP vigente, diferencia de valor y PPP posterior. La recepcion, el almacen, la sucursal, la Empresa y el espacio de trabajo deben coincidir.
3. Registre un motivo verificable y confirme con un usuario Administrador o SuperAdmin. Una huella vencida, un origen ambiguo o una trazabilidad consumida o no separable bloquean la operacion sin cambios parciales.
4. Reabra la recepcion: queda Anulada, pero su cabecera, renglones y kardex permanecen. Verifique el movimiento inverso, la diferencia valorizada cuando exista y la entrada unica en la carpeta.

Una recepcion pendiente de put-away devuelve solamente la cantidad fisica pendiente. Una ya ubicada revierte tambien sus ubicaciones exactas. Si provenia de una orden de compra, el pendiente de recepcion se recalcula excluyendo la recepcion anulada; una recepcion directa no inventa una orden ni un pendiente.

Cuando el costo ya se mezclo o parte del ingreso fue consumida, el sistema conserva todos los movimientos y registra de forma explicita la diferencia necesaria para que cantidad y valor final sean consistentes. Nunca compensa con deuda, otra cantidad, el costo actual del producto ni una edicion manual de filas.

Si el saldo cambia entre la previsualizacion y la confirmacion, vuelva a previsualizar. No repita la anulacion, no cree un ajuste compensatorio y no borre movimientos: el reintento exacto es idempotente y debe conservar una sola reversa y una sola auditoria.

Control de valorizacion

Conserve el movimiento de origen para cualquier reversa. Si recibe un diagnostico sobre costo, moneda o PPP, informe el documento, almacen y cantidad al administrador. Administracion y Auditoria pueden consultar la guia Como leer y exportar la valorizacion de inventario en el Centro de Ayuda. No cambie costos ni cantidades para destrabar la operacion.